جزئیات خبر

مدیریت زمان در محیط کار

مدیریت زمان در محیط کار

1400/08/25 :تاریخ انتشار
دسته بندی: چرکنویس

محققان دانشگاه ارواین کالیفرنیا طی پژوهشی دریافته اند که هر کارمند اداری به طور میانگین هر سه دقیقه و پنج ثانیه ناخواسته دچار وقفه در کار خود میشوند و هر بار 23 دقیقه و 15 ثانیه زمان میبرد تا دوباره با همان شرایط ذهنی پیشین به کار خود بازگردند. همین وقفه و انقطاعی که شاید در نظر اول ساده و اجتناب ناپذیر به نظر برسد، تنها در امریکا سالانه 28 میلیارد ساعت کاری را اتلاف و زیانی در حدود 1 تریلیون دلار متوجه اقتصاد این کشور میکند.

اکنون میپرسیم افراد چگونه میتوانند با افزایش تمرکز از زمان خود استفاده بهینه تری داشته باشند و از ایجاد چنین خساراتی جلوگیری کنند و نیز سامانه های حضور و غیاب قادر به ایجاد چه تاثیر مثبتی در این روند هستند؟

شاید یکی از مشهورترین پژوهشهای روانشناسی درباره تمرکز و شادی، مربوط به میهای چیکسنتمیهایی، روانشناس مجارستانی باشد. او دریافته بود که بالاترین میزان رضایت، خلاقیت و بهره وری در میان افراد، در وضعیتی اتفاق می افتد که ما آن را تچان مینامیم. او معتقد بود که این وضعیت در اصل حالتی تعادلی میان مهارتها و چالشهای ماست. او همچنین باور داشت که در این حالت تمرکز کامل بر روی کار محقق میشود. توانایی ما برای رسیدن به چنین وضعیتی فرد به فرد متفاوت است؛ اما تحقیقاتی از این دست نشان میدهد که عدم تمرکز ما گاهی میتواند خاستگاه روانی داشته باشد.

یکی از کارهایی که میتوان برای افزایش تمرکز انجام داد، تقسیم بندی کارها و منع انجام چند کار بصورت همزمان است. وقتی کارها را به شکل مرحله به مرحله پیش ببریم، آرامش خاطر بیشتری خواهیم داشت و بر روی هر فعالیت متمرکزتر خواهیم بود. همچنین با کم و زیاد کردن سرعت عملکرد میتوانیم روال کاری را از یکنواختی خارج و از خستگی ذهن جلوگیری کنیم.

از تاثیر عوامل محیطی هم نباید غافل بود. تحقیقات نشان داده که علاوه بر مزاحمتهای شنیداری، عواملی مثل سرما و گرمای بیش از حد نیز میتوانند باعث اختلال در تمرکز شوند. بررسی ها نشان داده در دمای 20 درجه سانتیگراد کارمندان 44٪ بیشتر از حد معمول در دمای بهینه اتاق (25 درجه سانتیگراد) مرتکب اشتباه میشوند. علاوه بر ایجاد تعادل دمایی در محل کار، ایجاد محدودیت در استفاده از تلفن همراه نیز میتواند در ساختن محیطی آرام راهگشا باشد. برنامه های کاربردی مورد استفاده بر روی تلفنهای هوشمند به گونه ای طراحی شده اند که با ارسال پیغامهای گهگاهی ما را به استفاده مجدد تشویق کنند. در بسیاری از موارد، استفاده و چک کردن تلفنهای هوشمند هیچ ضرورتی ندارد.

کار کردن افراد در میان باقی همکاران اگرچه از جهتی میتواند باعث شلوغی و کاهش کنترل بر روی عوامل محیطی و تمرکز شود، اما از سویی دیگر میتواند پاسخگویی و مسئولیت نفرات را افزایش دهد. همه ما در محیط کاری ای که اشخاص هر کدام به انجام فعالیتهایشان مشغولند، بر روی پیشبرد وظایفمان متمرکزتر خواهیم بود. اگر کسب و کار و فعالیتتان عمدتا به صورت دورکاری صورت میگیرد، با انجام راهکارهایی مثل بررسی دقیقتر فعالیتها، مسئولیت و پاسخگویی بیشتری در نیروها ایجاد کنید.

اگر احساس میکنید بخش عمده زمان شما و همکارانتان بیهوده تلف میشود، بهتر است با چک کردن تقویم و برنامه زمانی فعالیتها، مقدار زمان صرف شده بر روی هر فعالیت را محاسبه کنید. یکی از اموری که زمان زیادی را به خود اختصاص میدهد، جلسات کاری است. در صورت امکان، جلساتی را که در مقایسه با زمان صرف شده، اهمیت و بازده کمتری دارند، محدودتر کنید و برای باقی جلسات نیز صورتبندی های برنامه ریزی شده ای ترتیب دهید.

اما با نظر به روشهای یادشده، استفاده از سامانه های حضور و غیاب نیز راهکاری است که امکان برنامه ریزی و نظارت بیشتری بر فعالیتهای مجموعه ایجاد میکند. اگر بناست با ایجاد تمرکز بیشتر برای کارمندان، زمان اتلاف شده را کاهش داد، پس میتوان با راه اندازی سامانه ای که قابلیت ردیابی ساعات کاری و ماموریتها و نیز فعالیتهای اجرایی را در اختیار میگذارد، توانایی بیشتری برای تحلیل وضعیتها و فعالیتهای سازمان به وجود آورد.

اعتماد به کارکنان، درک تفاوتهای اشخاص و تکیه بر خلاقیتهای فردی مسلما مواردی لازم برای پیشرفت مجموعه ها هستند اما در این راه با بهره گیری از سامانه های کارآمد میتوان اطلاعات و امکانات بیشتری برای رصد و تحلیل کارکرد در اختیار داشت.